Mødebooking

En effektiv telemarketingkampagne starter med en gennemarbejdet planlægning og slutter med en detaljeret evaluering. Processen har stor betydning for, hvad du får ud af at bruge telemarketing som salgsredskab.

Hvad er unikt ved dit produkt? Og hvad er det for et budskab du gerne vil have ud? Det er nogle af de grundlæggende spørgsmål, som der skal svares på i planlægningsfasen, hvis du vælger at alliere dig med et eksternt telemarketingbureau i kampen om kunderne.

Salgsplanen

”Det første vi gør, når vi står overfor en ny kunde, er at lave en workshop hvor telemarketingmedarbejderne deltager. Her får vi alle de vigtige informationer – unikke selling points, hvilke kunder de har, hvem deres konkurrenter er etc.. Vi har 25 skarpe spørgsmål, som vi stiller for at nå hele vejen rundt,” siger Mogens Johansen, salgsdirektør hos Partner Dialog.

I den indledende fase bliver det også afklaret, hvem der telemarketingbureauets kontaktperson, hvem der skal holde møderne, og geografien omkring, hvor møderne skal holdes.

”Vi laver en slags drejebog over, hvordan kampagnen skal forløbe, og så finder vi ud af, hvilke databaser vi skal købe os adgang til. Altså hvilket marked, firmaprofiler etc. som vores kunde gerne vil sælge noget til,” siger Mogens Johansen.

Emnerne er centrale

Det er helt centralt for en effektiv kampagne, at det er de rigtige man ringer til. Det vil sige, at emnerne er firmaer, organisationer eller institutioner, som kan have et reelt behov for dit produkt eller din service.

”Det er kunden hos telemarketingbureauet, som opstiller kriterierne for et godt møde, men vi vejleder dem selvfølgelig ud fra vores erfaringer,” siger Mogens Johansen.

Det er oplagt at starte med at gå efter de ’lavt hængende frugter’. Hvis kunden f.eks. leverer IT-systemer til to tredjedele af landets medicinalvirksomheder, vil der være gode muligheder for at lave mødebooking hos den sidste tredjedel.

Når man har defineret de rigtige emner, skal man også gøre sig klart, hvem der er den relevante person at holde møde med i virksomheden.

”Det er vigtigt, at det er beslutningstageren på området, som telemarketingmedarbejderne får fat i, og arrangerer et møde med,” siger Mogens Johansen.

”Det er simpelthen spild af tid at holde møde med nogen, som ikke kan, eller må tage stilling til, om der er et behov for produktet eller servicen”.

Emnerne som telemarketingmedarbejderne ringer til, kan købes hos forskellige erhvervsdatabaser, som f.eks. Kop eller NN Data.

Den rigtige bearbejdning

Når planlægningen og emnelisten er på plads, skal der laves en drejebog over, hvordan kunderne skal bearbejdes.

I samarbejde med kunden finder telemarktingbureauet ud af, hvordan telemarketingmedarbejderne skal brande deres virksomhed, når de ringer op. Her kommer de unikke selling points ind. Ofte vil der også være nogle referencer, der kan nævnes og facts omkring virksomheden, som understøtter budskabet om, at de leverer services eller produkter af høj kvalitet.

”I den proces skal det også defineres, hvornår der er basis for at gå videre med kunderne, de såkaldte ’leads’. Det er dem, som måske ikke umiddelbart er parate til et møde, men f.eks. godt kunne have et behov i fremtiden, ” siger Mogens Johansen.

”Det kan også være, at vores kunde har noget materiale, som de gerne vil sende til de interesserede, eller at vi skal spørge dem, om de vil abonnere på deres nyhedsbrev.”

Samtalen

Telemarketingmedarbejderne får en unik mulighed for at indsamle viden, når de ringer op. Det er viden, som kan give kunden et godt indblik i det marked, de forsøger at komme ind på. Hvad er behovet? Hvad er branchens eller virksomhedernes udfordringer? Hvordan ser deres økonomi ud?”

”Inden vi begynder at ringe ud, finder vi sammen ud af, hvad vores kunde gerne vil have ud af samtalerne bortset fra mødet. Efter samtalen kvalificerer vi den viden, vi har fået og registrerer den i vores CRM system. Oplysningerne kan være meget værdifuld viden og indgå i den videre salgsplanlægning,” siger Mogens Johansen.

Den indledende fase af kampagnen bliver brugt til at justere samtalerne, og afdække om emnerne nu også er relevante. Hos Partner Dialog beder de deres kunder om én dags arbejdsro, når de starter kampagnen for at vurdere reaktionerne på opkaldene, og finde ud af hvor udfordringerne ligger.

”Derefter inviterer vi kunden ind, så de kan lytte til samtalerne, og eventuelt give et bud på hvordan vi kan gøre budskabet endnu skarpere. Og så får de lov til at prøve at ringe selv. Det er ofte lidt af en aha-oplevelse for dem – de finder de ud af, at det ikke er så lige til at få booket et møde.”

Daglig rapportering og evaluering

Når kampagnen er i gang, er det vigtigt hele tiden at evaluere på de reaktioner, der kommer fra de potentielle kunder man ringer op. Måske er der generelle ting, som der skal tages højde for. Det kunne være, at en bestemt branche har exceptionelt travlt, eller at kunden som telemarketingbureauet arbejder for, har en eller flere konkurrenter, som også er i gang med en telemarketingkampagne, eller de har dumpet deres priser.

”Hvis vi oplever den slags problemer, skal kampagnen justeres med det samme,” siger Mogens Johansen.

”Vi har daglig kontakt til kunderne. De bliver orienteret om reaktionerne hos dem, vi ringer op. Mens kampagnen køre laver vi løbende markedsanalyser og statikstikker, og det giver kunden mulighed for at komme med input til strategien.”

Når kampagnen er færdig, bliver der udarbejdet en rapport. I rapporten bliver den viden, som telemarketingmedarbejderne har indsamlet beskrevet.

”Den viden er meget vigtig for vores kunder. De kan både bruge den i forhold til fremtidige marketingkampagner og produktudvikling,” slutter Mogens Johansen.

Hvis du har spørgsmål om Telemarketing generelt eller til Partner Dialogs arbejde kan du kontakte os på +45 38 41 03 26.