Mødebooking

Her finder du en kort introduktion til mødebooking. Målet er, at give dig et overblik over hvad mødebooking er, hvordan du konkret kommer i gang og en række gode tips til både mødebooking og det at vælge outsourcing af mødebooking.

Har du brug for mødebooking?

Vi hos Partner Dialog A/S lever og ånder for at booke gode møder til vores kunder, så hvis du er på udkig efter en seriøs leverandør af kundemøder, håber vi at du vil kontakte os for en snak om mulighederne.

Ring til Partner Dialog på 38 41 03 26 eller sende en besked på info@partnerdialog.dk

God fornøjelse med vores bedste råd til mødebooking:

Hvad er mødebooking?

Helt grundlæggende er det vigtigt at huske hvad mødebooking egentligt er. Og faktisk er mødebooking utroligt simpelt. Det handler om at ringe til en virksomhed og aftale at mødes for at tale forretning.

Selvom det er simpelt er det ikke altid let. Senere vil jeg komme ind på de udfordringer, som gør mødebooking svært.

Men lad os tage et enkelt eksempel på mødebooking:

Lone sælger kontormøbler i Vejle. Hun startede med at sælge til de virksomheder, som selv ringede eller kom forbi forretningen. De kendte Lone, havde set vinduet fra gågaden eller havde læst artiklen i Vejle Tidende om den nye forretning.

Nu vil Lone gerne have flere kunder. Og de må gerne være større. Hun indrykker en annonce i Jysk Erhvervsblad og venter spændt på reaktionen. Og der kommer faktisk nye kunder, men de er typisk små kunder, som er ret nye iværksættere.

Hun spørger sin fætter, som er kontorchef i Kirkeministeriet, hvorfor de store kontorer ikke ringer til hende. Han forklarer hende, at de store kunder alle sammen allerede har adskillige kontakter til virksomheder, der sælger kontormøbler. Hvis de skal bruge 20 nye borde, så slår de ikke op i avisen. De ringer til deres kontakter og beder om at få et tilbud. Derefter starter forhandlingerne om priser, kvaliteter osv.

Altså skal Lone have en kontakt eller en relation til beslutningstagerne i de store kontorer for at kunne sælge til dem. Lone begynder derfor selv at ringe til virksomhederne. Hun ringer for at aftale at mødes med beslutningstagerne. Når de mødes, vil hun skabe en relation med dem, så de også ringer til hende, næste gang de skal bruge et tilbud på 20 borde.

Hvornår skal man bruge mødebooking?

Det er langt fra altid en god idé at bruge mødebooking. Ofte er investeringen simpelthen for stor i forhold til den omsætning, som en kunde normalt repræsenterer. Det koster penge at ringe til beslutningstagere og derefter at køre ud for at mødes med dem. Det er ikke alle opkald, som giver et møde og det er afgjort ikke alle møder, som giver et salg.

Altså er mødebooking ikke en god idé, hvis der ikke kan komme en stor kontrakt ud af et salg. Hvis man sælger et billigt produkt, som en stor virksomhed køber mange styks af, kan mødebooking være fornuftigt. På samme måde, hvis man har et billigt produkt, som fungerer som et abonnement, hvor kunden over tid lægger en stor omsætning. Mødebooking er til sidst relevant, hvis produktet er en stor engangsinvestering for kunden.

Man må også overveje om salget af produktet bliver hjulpet af at man har en relation til beslutningstagerne. Måske er produktet ens hos alle leverandørerne og det er kun på prisen, at man konkurrerer. Min påstand er, at relationen næsten altid er vigtig, når en virksomhed skal vælge leverandør til et produkt eller en service, som er en større investering over tid.

Det giver sig selv, at man ikke skal investere i mødebooking, hvis man ikke har tiden eller kompetencen til at holde gode møder. Det lyder banalt, men det er faktisk ofte et problem – specielt med tiden. Når man fx ansætter en mødebooker eller starter et samarbejde med en ekstern mødebooker, så glem aldrig at holde hånd i hanke med kalenderen. Pludselig har man flere møder end man har tid. Og aflyste eller udskudte aftaler er skadeligt for de relationer, som man gerne vil opbygge.

Mange eller få emner?

En vigtig ting at gøre sig klart inden man starter med mødebooking er hvor mange emner, man har at ringe til. Typisk er der ret stor forskel på at have 10.000 emner og at have 200, når man vælger sin tilgang.

Mange virksomheder sælger et produkt eller en service, hvor man reelt kun har 200-300 potentielle kunder i landet. Det er klart, at de alle sammen skal behandles perfekt. Der skal være helt styr på relationerne med dem alle sammen.

Mødebooking til en kort liste med emner som fx 200 er den sværeste og mest dyrebare. Det er typisk store virksomheder, og beslutningstagerne er chefer for store afdelinger eller divisioner. Hvis man skal i kontakt med dem, kræver det stor tålmodighed. Ofte skal man ringe 5 til 10 gange for overhovedet at træffe dem. Når man får sådan en chef i røret, har man få sekunders chance. Hvis man klarer det godt, taler man sammen i øjenhøjde. Hvis man ikke klarer det, så siger de pænt farvel igen, inden man når at forstå hvad der er sket.

En almindelig oplevelse, når man første gang taler med den slags tunge beslutningstagere, er, at de tester mødebookeren. De er dygtige ledere og er knivskarpe i at vurdere mennesker på kort tid. Derfor får man typisk et eller to hurtige og ubehagelige spørgsmål til ens produkt, service eller til ens virksomheds baggrund. Det føles, som de ved præcis hvor de skal trykke for at finde ud af hvad, man er gjort af.

Så snart beslutningstageren har vurderet mødebookeren og fundet ham eller hende tung nok, bliver samtalen en helt anden. Det er typisk virkeligt behagelige samtaler, hvor man kan og skal tale rent ud af posen og helt uden teknikker og salgsgas.

Det er ikke umuligt at få en god dialog med disse beslutningstagere, men det er svært. Til gengæld kan en god relation med sådan en beslutningstager være utrolig værdifuld.

Hvis man skal have booket møder med få og værdifulde emner, så skal man vide, hvad man gør. Det bliver hurtigt dyre lærepenge, hvis man ikke er helt kompetent til opgaven, når man starter.

Er listen med emner længere, gælder de samme forhold som for de rigtigt tunge beslutningstagere, men i en langt mindre skala.

Tips til mødebooking!

Her findes en liste med nogle konkrete tips til god mødebooking.

• Start selv: Hvis man vil sætte en sælger eller en ekstern mødebooker i gang, er det en stor fordel at prøve det selv først. Man bliver meget bedre til at stille krav og til at hjælpe.
• Manuskript i begyndelsen: Start med at skrive din ønskesamtale ned. Lær den udenad. Ring og prøv den af nogle få gange. Skriv den om. Prøv igen nogle få gange. Når det virker, så smid manuskriptet ud. Skriv i stedet 5-10 stikord ned på et stykke papir. Brug dette indtil det også kan lægge det til side, og man kan tale helt uden manuskript. Det er først uden manuskript, at samtalen bliver effektiv.
• Kalenderen: Det er vigtigt at koordinere præcist, så et booket møde aldrig skal aflyses pga. overbooking af den kørende sælgers kalender.
• Hold det simpelt: Mødebooking handler om at aftale at mødes. Forsøg ikke at sælge varen inden selve mødet. Sig det som det er: I vil gerne mødes med virksomheden for at tale sammen om mulighederne for et samarbejde.
• Tålmodighed er en dyd: Det tager tid at få kontakt. Og det tager tid at træffe en beslutning i en virksomhed om en investering.
• Forstå beslutningsprocessen: Når beslutningerne skal tages i virksomheden, er det en kompliceret proces, som altid er forskellig fra virksomhed til virksomhed. Man ved aldrig rigtigt hvad og hvem, der skal til. Men man kan nogle gange spørge. Indimellem kan man endda hjælpe den på vej. Lyt godt efter for at forstå processen hos den enkelte.
• Tag notater: Det er afgørende at lytte – virkeligt at høre efter. Og det er lige så afgørende at kunne huske hvad der blev sagt, når man taler sammen næste gang.
• Afvisninger er en gave: Tag aldrig en afvisning personligt. Det er ikke alle som kan eller skal købe ens produkt. En mødebooker skal kun aftale møder med de virksomheder, som har et behov for produktet eller servicen. Husk at spørge om grunden til afvisningen, hvis det er passende.
• Grundighed og rettidighed: Hvis man ønsker en god relation til en virksomhed, må man være troværdig. Troværdighed er ikke noget man beder om at få. Det er noget, som man gør sig fortjent til. Husk at overholde alle aftaler og aldrig at love noget, som man måske ikke kan holde.
• Start højt oppe: Hvis man er i tvivl om hvem, som er beslutningstageren, så start lidt højt i organisationen. Ring fx til direktøren og spørg hende hvem, som du bør tale med om et eventuelt samarbejde. Det skader absolut ikke at være henvist fra direktøren til den rette chef.
• Tal langsomt: Det er ret få af de talte ord, som bliver opfattet og husket. Hvis man taler for hurtigt, taber man pointerne helt.
• Forstå: Hvis du ikke lytter og virkeligt forstår beslutningstageren, vil hun aldrig virkeligt lytte til dig.
• Ven med receptionisten: Holder man sig på god fod med receptionisterne, går det hele lettere. Og samtidig bliver det hele også mere fornøjeligt. Typisk taler man med langt flere receptionister på en dag end med beslutningstagerne. Pas dog på med at stole for meget på receptionisternes vurdering af hvem som er beslutningstagere. Det er et stort problem i mange danske virksomheder, at receptionen simpelthen ikke får tilstrækkelig viden om beslutningsprocesserne.
• Forberedelse: Inden man ringer, kan det være en fordel at læse på virksomhedens hjemmeside for at forstå lidt om organisationen og kulturen. Typisk kan man selv finde beslutningstagerens navn og titel på to minutter på hjemmesiden. Det er tiden værd.
• Tidsstyring: Det er vigtigt at planlægge sin dag, hvis den skal være effektiv. Beslutningstagerne kan typisk træffes klokken 9-12 og 13-16. Derfor skal man have fuld fart på i disse kostbare seks timer. Pauser er en god idé, men man bør holde dem korte og sørge for at komme op at stå eller gå og væk fra skærmen. For at komme flyvende fra start om morgenen er det ofte en god idé at bruge tiden fra 16-17 på at gøre næste dags emner helt klar. Man skal gå i seng og vide hvem man skal have fat i næste dag. Og man skal glæde sig til det.

Faldgruber for mødebooker!

Der er masser af faldgruber, som en mødebooker skal navigere uden om. Hér kommer nogle få eksempler:

• Motivation: Det er på mange måder ensomt at tale i telefon. Langt de fleste opkald giver ikke et møde. Hold fx motivationen oppe ved at tænke på den sidste succesfulde samtale i stedet for den seneste samtale inden næste opkald.
• Magtbalance og øjenhøjde: Forretninger handler om to parter, som udveksler produkter, penge eller services for at tjene flere penge begge to. Glem ikke det. Når man ringer, beder man ikke om en tjeneste. Man ringer for at lave forretninger til begges fordel. Det kan være svært at opnå denne øjenhøjde med beslutningstageren. Hvis man ikke opnår øjenhøjden, bliver samtalen ubehagelig for begge parter.
• Pres: Forsøg aldrig at presse en beslutningstager. Man kan måske presse på, når man har en god relation. Ikke før.

Hvem skal være mødebooker? Skal man vælge outsourcing?

Hvis man har behov for mødebooking er der tre muligheder: Sælgeren booker selv, en ansat mødebooker for sælgeren eller en underleverandør mødebooker på vegne af virksomheden (outsourcing).

Hvis man ansætter en mødebooker eller outsourcer til en underleverandør, findes der i afsnittet nedenfor nogle tanker om vilkårene. Der er ikke nogen entydig opskrift på hvem, som bør mødebooke. Man må træffe den beslutning på baggrund af virksomhedens situation mht. sælgerens tid, behovet for møder, virksomhedens økonomi, kompetencerne internt i forhold til kompetencerne hos underleverandører.

Hvordan forhandler man en outsourcing aftale om mødebooking?

Uanset om man ansætter en mødebooker eller man anvender en underleverandør (outsourcing), så er der mindst følgende muligheder for aftalens vilkår:

• Fast løn
• Timeløn
• Pris pr bearbejdet emne
• Pris pr booket møde
• Pris pr salg
• Andel af umiddelbar omsætning på kunderne, som kommer ud af møderne
• Andel af omsætningen på kunderne, som kommer ud af møderne, i al fremtid
• Eller en kombination af 2 eller flere af disse

Der er for og imod på alle disse. Hvor meget vil man presse mødebookeren. Ønsker man at sikre at han tager sig tiden til at behandle nej-sigerne grundigt? Hvad vil mødebookeren eller leverandøren gå med til?

Personligt er jeg stor tilhænger af et egentligt partnerskab, hvor mødebookeren så at sige arbejder gratis med sine emner, men får en del af omsætningen på kunderne til evig tid. Det er den bedste måde at sikre ens mål for virksomheden og mødebookeren på, men det kan være svært at finde mødebookere og underleverandører, som har modet eller muligheden for at dele risiko og profit på denne måde.

Og så den vigtigste ting omkring outsourcing: Man skal holde sig tæt på og arbejde som i et partnerskab. Glem alt om at outsourse uden at hele tiden at følge op, hjælpe og tilpasse. Det kræver arbejde at få resultater – også med outsourcing.

Det handler om kontakt og så relationer!

Afslutningsvis, vil jeg gerne understrege grundstenen i mødebooking: Det handler om at skabe en indledende kontakt for at kunne mødes, så man kan tale om forretninger, og så man opbygger en langvarig troværdig relation. Relationen skal bruges til at gøre begge virksomheder rigere.

Denne hjemmeside er leveret af Partner Dialog A/S

Rigtig god fornøjelse med din mødebooking!